Dus. Vandaag even wat anders.

Recentelijk ben ik de facturatie module van Covisitor aan het uitbreiden. Covisitor is een stukje software dat elk bedrijf dat bezoekers ontvangt de mogelijkheid geeft deze zich te laten registreren via een handige QR code.

In de basis is Covisitor gratis voor bedrijven die 100 bezoeken per maand registreren, denk hierbij aan kappers of bedrijven die zo nu en dan klanten in een vergaderruimte ontvangen. Wanneer men meer dan 100 bezoeken per maand registreert, kan men een abonnement afsluiten.

Het afsluiten van dit abonnement, en vooral de facturatie hiervan, levert me veel frustratie op. Zodanig dat ik het via mijn thinkings op dit moment ga uiten.

Het afsluiten van een abonnement

Het afsluiten van een abonnement gaat gepaard met een aantal hoofdpijn dossiers.

Hieronder een opsomming van mogelijke situaties:

Men sluit een abonnement af op de 15e van oktober. De volgende betaling, en dus factuur, zal dan plaatsvinden op 15 november. Tot zover is er niks aan de hand.. Tenminste: De manier waarop de prijsplannen van Covisitor op dit moment zijn ingedeeld is dat het bezoekersaantal per maand gelimiteerd is. Wanneer er meer bezoeken worden geregistreerd dan dat er inbegrepen zijn, worden deze op nacalculatie in rekening gebracht.

Dit zorgt er voor dat de factuur op de 15e van november twee factuurregels moet bevatten:

Covisitor abonnement	| 1x	| 19,-
	Periode: 15-11-2020 - 15-12-2020
Extra geregistreerde bezoeken	| 419x	| 0,002
	Periode: 15-10-2020 - 15-11-2020

Hier zien we het eerste probleem. Op de factuur van november betaalt men voor het abonnement van november en betaalt met de extra bezoeken van oktober.

Dit willen we niet. Boekhoudtechnisch klopt dit namelijk niet. We sturen bedrijven dus achteraf een factuur. Prima.

De factuurdatum

We hebben dus besloten dat we bedrijven achteraf hun abonnementsgelden laten betalen. Het volgende obstakel komen we tegen wanneer we naar de factuurdatum gaan kijken. Wanneer men zich aanmeldt op de 15e, voorzien we geen problemen. Wanneer men zich echter aanmeldt op de 31e van de maand, voorzien we dat we de kans dat de volgende maand de 31e helemaal niet bestaat, best wel groot is.

We moeten dus toe naar een systeem waarbij we op de eerste van de maand de facturatie de deur uit doen.

De eerste maand ziet de factuur er dan als volgt uit:

Covisitor abonnement	| 1x	| 9,19
	Periode: 15-10-2020 - 31-10-2020

De periode korten we dus in tot het einde van de maand. Dit nemen we ook mee in het verschuldigde bedrag.

Bij het aangaan van het abonnement hebben we een betaling ontvangen van 1 euro, zodat we alle volgende betalingen automatisch kunnen incasseren (♥ Mollie).

Deze ene euro, moeten we officieel weer verrekenen met de volgende factuur, zodat het administratief weer klopt.

Als we dit meenemen in onze eerste factuur, krijg je het volgende:

Covisitor abonnement	| 1x	| 9,19
	Periode: 15-10-2020 - 31-10-2020
Eerdere betaling		| 1x	| - 1,-
	Verrekening start automatische incasso

Ook dit is een prima factuur, met een totaalbedrag van slechts €8,19

Of toch niet..

Stel dat men het abonnement start op de 30e van de maand, welke zien we dan gebeuren?

Covisitor abonnement	| 1x	| 0,61
	Periode: 30-10-2020 - 31-10-2020
Eerdere betaling		| 1x	| - 1,-
	Verrekening start automatische incasso

Het totaal van deze factuur is dan in ene € -0,39. Dit resulteert in dat Covisitor 39 cent moet overmaken naar de klant. Nu is daar in de basis natuurlijk niks mee, echter kunnen we in dit geval de euro van deze maand ook verrekenen met de tweede factuur... Zucht.

Automatische incasso's

Automatische incasso's zijn om vele redenen een handige tool. Geen herinneringen en geen onhandige handmatige acties. Via Mollie krijgen we bovendien bijna meteen een terugkoppeling over de status van de incasso.

Door deze automatische terugkoppelingen kunnen we automatisch bepaalde acties uitvoeren zoals het genereren en versturen van facturen of toegang tot accounts (tijdelijk) uitschakelen vanwege gefaalde of gestorneerde betalingen.

Echter gaan automatische incasso's ook gepaard met een stukje wet- en regelgeving (en terecht).

Wanneer een automatische incasso start gaat de gebruiker via de machting akkoord dat de incassant een (vast) bedrag per periode automatisch afschrijft van de rekening van de gebruiker.

Wanneer dit bedrag variabel is, dient de incassant 14 dagen voorafgaand aan de incasso de gebruiker te melden dat, en hoeveel geld, er wordt afgeschreven van de rekening.

Waar ik dus voor Covisitor wilde dat men vooraf voor de gehele maand zou betalen, is het resultaat dat men nu zo ongeveer 6 weken na het begin van de maand betaalt.

zucht

Covisitor: Snelle en veilige bezoekersregistratie.